Elektraweb Kalite ve Denetim Yönetim Sistemi

İşletmedeki her pozisyonun sorumluluk alanı ve önem derecesi kurumsal bir çerçevede standart formatta tanımlanır. Görevler önem derecesine göre gruplanıp analiz edilebilir; operasyon, satış veya çağrı merkezi gibi farklı birimlere ait görevler tek çatı altında toplanır ve sıra numarasıyla görev akışı şeffaf hale getirilir. Tanımlar; kalite süreçleri, denetimler, eğitim ihtiyaç analizi ve performans değerlendirmesiyle entegre çalışır, güncellemeler merkezi olarak tüm birimlere aynı anda yansır.

Çalışanların geliştirme önerileri merkezi bir sistemde toplanarak sürekli gelişim kültürü desteklenir. Girilen fikirler kayıt altına alınmakla kalmaz, ilgili komitelere yönlendirilerek toplantılarda değerlendirilir ve uygun bulunanlar sorumlu ile termin tarihi atanmış aksiyon planlarına dönüştürülür. Ortaya çıkan aksiyonlar ve performans göstergeleri sistem üzerinden izlenerek fikirlerin kuruma kattığı değer ölçülebilir hale gelir.

Kurumun stratejik kararlarını şekillendiren komite ve yönetim toplantıları bu modülle planlanır, katılımcıları belirlenir ve sonuçları kurumsal hafızaya kaydedilir. Alınan kararlar için sorumlu kişi ve termin tarihi atanarak uygulanma durumu izlenebilir. Kalite, misafir deneyimi, sürdürülebilirlik veya risk yönetimi gibi konularda çalışan komiteler de aynı platformda tanımlanır; üyeleri, hedefleri ve KPI ilişkileri kayıt altına alınarak yönetim süreçleri daha şeffaf hale gelir.

Prosedür, talimat, form ve kayıtların oluşturulması, onaylanması, revize edilmesi ve arşivlenmesi tek bir merkezi yapı altında toplanır; onay ve yayın süreçleri otomatik yürütüldüğünden güncel versiyon her zaman erişilebilir olur ve eski sürümler karışıklığa yol açmaz. Çalışanlardan veya departmanlardan gelen revizyon talepleri de aynı sistemde değerlendirme, onay ve revize aşamalarıyla izlenir; her talebin durumu (yeni, değerlendiriliyor, onay sürecinde, onaylandı, onaylanmadı) anlık olarak görüntülenebilir.

İç denetim, denetim formu oluşturma ve sonuç analizi süreçlerinin tamamı tek platformda toplanır. Denetim türüne göre (enerji, finans, gıda hijyeni, güvenlik, insan kaynakları, sürdürülebilirlik vb.) soru setleri; departman, lokasyon, ağırlık puanı gibi parametrelerle tanımlanır. Sahada DenetimApp uygulaması üzerinden yanıtlanan sorular anlık olarak sisteme işlenir; her yanıt puan, risk etkisi ve risk ihtimaliyle birlikte hesaplanır, bulgu tespit edilirse otomatik DOİF kaydı açılır. Denetim Analizi ekranında departman, tarih ve denetim türüne göre grafiksel raporlama yapılabilir.

Denetim, risk analizi ve iç kontrol faaliyetleri sonucunda tespit edilen uygunsuzluklar bu modülde sistematik olarak kayıt altına alınır. DOİF formunda uygunsuzluk türü, tespit eden kişi, sorumlu departman, kök sebep, yapılacak faaliyet ve kapanış tarihi gibi detaylar girilir; fotoğraf, doküman ve revize prosedür bağlantıları da eklenebilir. Faaliyet durumu (yeni, açık, planlandı, kapatıldı, iptal) izlenir ve her adımda otomatik bildirim üretilir; DOİF Analizi ekranı kayıtları süre, departman, kök neden ve boyuta göre raporlar.

Kurumların faaliyet bazlı risk analizlerini standart bir formatta dijital ortamda yürütmesini sağlar. Her faaliyet için tehlike, mevcut durum, olası risk, etkilenebilecek paydaşlar ve tespit tarihi tanımlanır; riskler çevresel, operasyonel, finansal veya iş güvenliği açısından değerlendirilir. Olasılık, şiddet ve frekans puanlarıyla risk değeri hesaplanır, önlem planı ve termin tarihi kayıt altına alınır; riski transfer etme, yönetme veya kabul etme gibi azaltma seçenekleri de işaretlenebilir.

İşletmedeki tüm ekipmanların konumu, türü, bakım periyodu ve sorumlulukları tek bir dijital sistemde toplanır. Her ekipman için iç/dış bakım periyodu, yasal zorunluluk durumu ve ilgili bakım firması tanımlanırken, bakım sözleşmelerinin numarası, süresi ve ekipman bağlantısı da kayıt altına alınır. Bakım takvimi, planlanan ve gerçekleşen bakımları aylık olarak listeleyerek iş güvenliği ve operasyonel sürekliliğin korunmasına katkı sağlar.

Resmi gazetede yayımlanan yönetmelik, tebliğ ve yönerge gibi tüm mevzuat için detaylı kayıt ve revizyon takibi sağlanır. Kurumun tabi olduğu yasal düzenlemeler, revizyon tarihleri ve sorumlu departmanlar sistematik biçimde kaydedilir; 'Revize' sekmesinde değişen maddeler ve uygunluk durumu ayrı satırlarda izlenir. Böylece kurumsal denetimlerde iç ve dış standartlara uyum net biçimde belgelenebilir.

Yasal zorunlu eğitimlerin takibiyle kurumsal gelişim eğitimlerinin planlamasını bütünleşik biçimde yürütür. Eğitim tanımları ekranında zorunlu, oryantasyon, dil veya kişisel gelişim eğitimlerinin türü ve geçerlilik süresi belirlenir; eğitmen bilgileri, pozisyona göre alınması gereken eğitimler ve yıllık eğitim programı ayrı ayrı yönetilir. Her personelin eğitim geçmişi özlük dosyasıyla entegre kartlarda tutulur, katılım oranları ve geçerliliği yaklaşan eğitimler raporlanabilir.

Sınav, form ve anket süreçlerini tek bir yapı altında toplayan kapsamlı bir modüldür. Çalışan memnuniyeti anketlerinden eğitim değerlendirmelerine, bilgi testlerinden operasyon formlarına kadar tüm ölçüm süreçleri dijital olarak oluşturulur, uygulanır ve analiz edilir. Yorum, tek seçim, çoklu seçim ve derecelendirme gibi farklı soru tipleri tanımlanabilir; QR kod üretimiyle mobil uyumlu hızlı doldurma deneyimi sağlanırken sonuçlar kişi veya soru bazında raporlanabilir.

Otellerin ve kurumsal yapıların stratejik planlama sürecini uçtan uca dijitalleştirir. Vizyon/misyon tanımından başlayarak stratejik dönemler, perspektifler ve KPI'lar belirlenir; hedefler bu unsurlarla ilişkilendirilerek ölçülebilir hale gelir. SWOT ve PESTEL analizleriyle kurumun iç ve dış değerlendirmesi yapılır, çıkan sonuçlar sorumlu ve termin tarihi atanmış aksiyon planlarına dönüştürülür; olası riskler ve fırsatlar da ayrıca kayıt altına alınır.

Tedarikçilerin kayıt altına alınmasından performans değerlendirmesine kadar tüm süreç dijital olarak yönetilir. Tedarikçi listesi ekranında iletişim bilgileri ve hizmet/ürün kategorileri tutulurken, teslimat süresi, kalite ve fiyat performansı gibi kriterlerle düzenli değerlendirme yapılır. Standarda uymayan ürünler için red tutanağı düzenlenebilir, teknik servis veya temizlik gibi hizmet sağlayıcılar da ayrıca değerlendirilerek tüm veriler tedarikçi performans skoruna dönüştürülür.

Turizm işletmelerinin çevresel etkilerini ölçüp raporlamasını sağlayan dijital bir altyapı sunar. Karbon Ayak İzi modülü; enerji, yakıt ve misafir transferi gibi kaynaklardan doğan Kapsam 1, 2 ve 3 emisyonlarını ISO 14064-1 ve GHG Protokolü ile uyumlu şekilde hesaplar. Su Ayak İzi modülü havuz, SPA, mutfak ve çamaşırhane gibi tüketim noktalarını ISO 14046 uyumlu biçimde izlerken, GSTC sertifikasyon desteğiyle çevresel, sosyal ve yönetsel sürdürülebilirlik verileri tek sistemde toplanarak sertifikasyon için gerekli raporlar kolayca hazırlanabilir.

Turquality programı kapsamında yürütülen satış, imaj ve marka bilinirliği kampanyaları sistemsel olarak tanımlanır; bütçe, hedef, gerçekleşme oranı ve elde edilen kazanımlar düzenli olarak raporlanır. Sistem yalnızca manuel kayıtla sınırlı kalmayıp Facebook, Instagram gibi dijital reklam platformlarıyla entegre çalışarak elde edilen potansiyel müşteri (lead) verilerini de toplar, böylece sürecin uçtan uca izlenebilirliği sağlanır.